L’article 14.3.3. du Règlement Intérieur National indique sans ambiguïté que « Quelle que soit la durée du contrat de collaboration libérale, les parties se rencontreront, à la demande de l'une d'entre elles, au moins une fois par an pour examiner l'éventuelle évolution de leur relation ».
Pour autant, devenir pleinement acteur de votre entretien annuel vous permettra de faire entendre vos aspirations et d’avancer ainsi plus vite et plus fort dans votre carrière. Pour y parvenir, adoptez une vision de co-construction de la réussite en vous mettant à la place des Associés ou de votre manager.
Pour transformer « l’examen » en séance de stratégie partagée, vous devrez suivre trois phases :
La préparation de l'entretien annuel d'évaluation : un état des lieux de comment vous êtes perçu, de votre année écoulée ainsi que de vos attentes pour l’année à venir ;Un état d’esprit spécifique pendant l’entretien : soyez proactif et positif tout en affirmant vos envies ; La mise en place d’un cap clair commun pour le suivi tout au long de l’année qui arrive : le compte-rendu de l’entretien est votre boussole et vous permettra d’évaluer la collaboration tout au long de l’année. Comment préparer efficacement l'entretien annuel en tant que collaborateur libéral ? L’entretien annuel est une partition qui se joue à deux. Le fait de vous impliquer en amont dans sa préparation vous permettra de peser :
Dans son déroulé ; Dans la définition de vos objectifs. Laisser au cabinet la seule responsabilité de l’échec ou du succès de sa tenue serait renoncer à être acteur de votre destin .
Recueillez des feedbacks auprès de l’équipe Soyez toujours factuel afin de :
Démontrer la qualité de votre préparation ; Ne pas vous exposer à des réactions elles-mêmes basées sur l’émotion. Pour vous faire une petite idée de comment vous êtes perçu :
Soyez à l’écoute des avis du reste de l’équipe ; Prêtez attention aux « signaux faibles » qui vous concernent. Vous pourrez ainsi anticiper d’éventuelles remarques par des arguments factuels, plutôt que d’être pris au dépourvu et de laisser l’émotion prendre les rênes.
Les feedbacks positifs peuvent être :
Des félicitations reçues d’un associé ; Des remerciements d’autres membres du Cabinet pour une aide apportée ; Des avis positifs exprimés par un client. Prenez garde à écouter pareillement les avis moins élogieux afin d’apparaître comme impartial, donc crédible lors de l’entretien qui se profile.
Dressez un bilan objectif de l’année écoulée Si un compte-rendu de l’entretien de l’année passée existe, il servira de fil rouge pour relever les points importants à discuter cette année, et mettre en perspective des décisions et objectifs retenus un an plus tôt.
Dans mon Kit de survie de l’entretien annuel journal de bord dans lequel noter les faits importants , ainsi que leurs conséquences. Je le nomme le Relevé Individuel des Faits Marquants . Il s’agit d’un principe utile pour ne pas limiter sa mémoire aux derniers évènements ou en omettre certains , de manière volontaire ou non.
A nouveau, soyez objectif (ce n’est pas si aisé) et incluez dans votre préparation les faits en votre défaveur. Reconnaître spontanément ses erreurs ou échecs et en faire une base de progression sera apprécié de votre interlocuteur car il représente une preuve d’intelligence relationnelle et de confiance .
Définissez vos attentes et vos objectifs en vue de l’entretien Consacrez maintenant du temps à construire votre vision des prochaines années (à 3 ans par exemple). Je vous conseille de faire cet exercice par écrit, afin d’être précis et juste.
Il est important de vous fixer cet horizon afin de d’orienter l’entretien annuel vers la voie que vous souhaitez prendre, et éviter ainsi de naviguer à vue dans le brouillard du court terme.
Personne n’est mieux placé que vous pour savoir :
Ce qui vous motive ; Quelles sont vos attentes ; Quels sont les objectifs que vous souhaitez atteindre dans le futur. Soyez précis , afin de ne laisser aucune place à l'interprétation. Notez que ce travail vous est personnel. Vous choisirez ensuite les éléments que vous souhaitez mettre en avant lors de l’entretien. Le fait d’avoir une vision à trois ans vous sera utile pour juger de ce qui vous sera proposé, en vous assurant que cela concourt à l’atteinte de vos objectifs.
Pour donner envie et embarquer l’associé ou le manager dans votre vision, il vous faut faire preuve d’une ambition raisonnable et expliquer en quoi votre intérêt rejoint, au moins à moyen terme, celui de la structure. En effet, un cabinet d’avocats n’est ni une ONG ni un centre de formation bénévole, et seul un intérêt partagé vous donnera une chance d’être entendu et suivi.
Voici mes préconisations :
Détaillez les formations que vous souhaitez suivre …et pour quelles (bonnes !) raisons (la restauration de meubles anciens n’en est pas une, sauf si le cabinet compte parmi ses clients les monuments de France, et encore) ; Précisez le type de dossiers ou de clients sur lesquels vous aimeriez vous orienter . Sans omettre vos besoins éventuels pour y parvenir (encadrement, travail en binôme, etc.) ;Proposez de prendre en charge des activités transverses qui nourriraient votre motivation et apporteraient de la valeur au cabinet : Système informatique (en étant en interaction avec les fournisseurs et promouvoir les nouvelles technologies); Travail sur les processus internes ; Accueil et intégration des nouveaux arrivants ; Marketing et réseaux sociaux ; Formations interne ou externe ; Le choix est infini mais doit correspondre à une compétence réelle de votre part . Ne vous mettez pas inutilement dans les ennuis pour briller le temps de l’entretien.
Ayez toujours en tête que la vie d’un Associé est lourde de charges (de travail et mentale). Soyez donc plutôt une solution et pas un problème de plus . Venez avec des propositions, des choix limités entre quelques possibilités ou des pistes à suivre. Il sera plus facile pour lui d’approuver une proposition que de devoir consacrer du temps à y réfléchir ensuite.
En parallèle, prenez soin de :
Négocier à la baisse vos objectifs de chiffre d’affaires afin de tenir compte du temps que vous consacrerez à cette nouvelle mission ; Ou de prévoir une prime pour la réalisation de ce nouvel objectif dans le cas où votre posture du moment serait une posture de très forte implication dans votre vie professionnelle.Plus largement :
Mettez en avant tout ce qui est de nature à accroître votre implication et votre présence à long terme dans le cabinet ; Abordez la question du développement de votre clientèle personnelle , que vous souhaitiez en développer une ou pas ; Autorisez-vous à parler des sujets qui « fâchent » car ils sont souvent au cœur de la réussite ou de l’échec. Nous y reviendrons plus bas dans l’article.Comment se préparer physiquement et mentalement à l’entretien annuel d’évaluation ? Une heure d’entretien c’est à la fois long et terriblement bref . Pour faire fructifier la réflexion de qualité préparée en amont et être à la hauteur le jour J :
Couchez-vous tôt ; Ayez une alimentation équilibrée ; Choisissez une tenue qui renvoie de vous une image professionnelle de confiance ; Organisez vous pour être disponible quelques minutes avant pour un court moment de pause. Vous pourriez pratiquer, par exemple, cinq minutes de cohérence cardiaque afin de vous apaiser et de vous recentrer pleinement dans l’instant présent. Voyez l’entretien comme une épreuve sportive , dans laquelle le mental est aussi présent que le physique. Mens sana in corpore sano
Adoptez une attitude proactive et positive Donner envie doit être LE leitmotiv de votre participation à l’entretien. Pour cela soyez totalement présent et adoptez :
Une attitude ouverte, bienveillante et respectueuse de l’autre ; Une juste combativité sur les points qui revêtent une importance toute particulière à vos yeux. Placez judicieusement le curseur entre satisfaire à tout prix l'associé et défendre bec et ongles vos intérêts.
Mais ayez en tête qu’un associé lucide dans un cabinet dynamique appréciera un collaborateur investi et force de proposition . Et si tel n’est pas le cas, envisagez de changer de cabinet.
Dès le début de l’entretien, si vous ne les avez pas eu en amont, demandez des précisions concernant :
Le timing ; La structure de l’entretien. Accueillez le feedback avec empathie et répondez avec des faits Un entretien réussi - pour les deux parties - consiste en :
Un dialogue franc et ouvert ; Dans un format plus proche de la séance de brainstorming (comment faire mieux ensemble) que de celui d’un conseil de classe (énoncé unilatéral de notes et de remarques). Accueillez donc les remarques avec bienveillance, en y répondant de manière factuelle et objective . Tout doit être pour vous sujet à créer de la valeur . Pour vous mais aussi pour le cabinet avec lequel vous collaborez.
Prenez le temps de la réflexion plutôt que de dégainer une réplique acerbe. Vous savez, celles qui commencent par :Avec vous de toutes façons c’est toujours ceci ou cela… Je voudrais bien vous y voir vous à … Mais c’est incroyable que vous… Commencez systématiquement par « JE » plutôt que par « VOUS ».Je pense pour ma part que… Je comprends votre remarque, cependant, ma vision est un peu différente ou nuancée car… Pratiquez l’écoute active (permet de saisir chaque détail, verbal et non verbal, du message pour en comprendre parfaitement le sens) :Reformulez : « dois-je comprendre que… » Faîtes préciser pour être certain de parfaitement comprendre le propos : « qu’entendez-vous précisément par… » Demandez des exemples qui illustrent les propos tenus. Évitez d'interrompre l'interlocuteur. Bon à savoir : Au-delà du cadre de l’entretien annuel, et dans tout échange, qu’il soit professionnel ou personnel, maîtriser l’écoute active représente un atout réel. Les problèmes naissent du fait qu’on ne sait pas se parler.
Exprimez clairement vos ambitions, vos attentes et vos besoins Durant l’entretien, basez-vous sur les notes prises dans la phase de préparation. Soyez clair et enthousiaste sur vos souhaits, tout en gardant la bonne dose de pragmatisme .
Mes conseils sont les suivants :
Tentez toujours de replacer vos enjeux dans le contexte de ceux du cabinet . En décrivant à votre interlocuteur l’avantage qu’il tirera d’une concession ou de la validation d’une demande de votre part, vous aurez plus de chance d’obtenir son accord ;Ne faites pas de la rémunération l’alpha et l’oméga de votre intervention , sans pour autant la laisser de côté. Pour moi, ce sujet devrait même survenir à la toute fin de votre intervention. Il est d’autant plus facile pour votre interlocuteur d’être en accord avec le montant d’une rétrocession que vous l’aurez convaincu en amont de l’intérêt que vous représentez ; Sachez à l’avance les seuils ou refus qui seraient pour vous des “deal breakers ” . Comme il est rare de tout obtenir dans une négociation, il est important pour vous d’avoir défini en amont ce qui est négociable et ce qui ne l’est pas. Je le répète : pour augmenter considérablement vos chances de réussite pendant l’entretien :
Soyez ferme sur la réalité de votre situation et sur vos souhaits ;Mais entendez et prenez en compte la position et les contraintes du cabinet. Ainsi, dans le cas où vous penseriez une demande hors d’atteinte dans l’immédiat, imaginez une démarche qui la rende possible :
En différant sa réalisation de quelques mois En la conditionnant, par exemple, à la réalisation préalable d’un objectif. Exemple : accepter de conditionner le fait de travailler sur des dossiers à plus fort enjeu à l’atteinte d’un niveau de chiffre d’affaires ou à l’obtention d’une nouvelle compétence suite à une formation.
Donner avant de recevoir ou faire ses preuves pour obtenir un avantage est un principe qui fonctionne plutôt bien dans le business. Mieux que « payer pour voir » en tous cas.
L’importance du suivi post entretien annuel : restez focus sur les objectifs fixés Vous pouvez évaluer la réussite de votre entretien sur deux critères :
Votre interlocuteur vous a témoigné des signes de reconnaissance de votre potentiel et vous a réaffirmé sa confiance ; Vous avez défendu avec succès votre vision . Vous devriez, dès lors, sortir de l’entretien plein d'envie et d’énergie. Ne baissez pas de régime, et fixez rapidement le cap qui vous permettra d’atteindre l’ensemble des objectifs fixés.
Un des risques est que l’investissement mis dans la préparation et la tenue de l’entretien conduise à un certain relâchement, et donc à une perte d’efficacité. Il serait dommage que le soufflé retombe.
Le compte rendu de l’entretien annuel d'évaluation : votre feuille de route pour l’année à venir Veillez à ce que le cabinet rédige le compte-rendu de l’entretien et vous le soumette pour signature. Y figureront :
Les points importants de l’échange ;Le débrief des objectifs de l’année passée ;La liste de ceux de l’année à venir (sous une forme SMART : se dit d’un objectif Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini) ; Les remarques éventuelles de l’une ou l’autre des parties.Il n’est pas interdit d’y inclure des points de désaccord profond . C’est même souhaitable tant que le ton employé reste neutre et factuel . Être en désaccord sur un point ne doit pas empêcher la collaboration. Le savoir permet au contraire de travailler ce point dans le futur .
Ce document est la feuille de route de votre collaboration pour l’année à venir. Gardez-le accessible et vérifiez régulièrement que les décisions et les objectifs qu’il contient sont appliquées pour les premières et en cours d’atteinte pour les seconds.
Communiquez de manière stratégique sur vos réalisations Il est désormais temps de respecter les engagements pris et de faire respecter ceux qui relèvent du cabinet. Car la confiance est réciproque .
Ayez en tête que le savoir faire et le faire savoir vont de pair pour bénéficier des avantages inhérents aux objectifs atteints, comme par exemple :
Un avantage financier ; L’obtention d’un jour de télétravail ; La co signature sur un courrier ; Un plus grand degré d’autonomie. Pour cela :
Anticipez et n’attendez pas le mois de décembre prochain pour vous assurer du respect de la feuille de route ;Alertez sans attendre si vous sentez un dépassement dans une deadline et demandez du soutien quand cela est nécessaire ; Ne négligez pas de communiquer les bonnes nouvelles et faites part de vos avancées significatives. J’ai toujours encouragé mes équipes à fêter les succès petits et grands. Cela génère de l’énergie.L’enjeu pour vous consiste désormais à vous présenter au prochain entretien annuel avec deux types possibles d’informations à partager :
Soit que l’ensemble des objectifs ont été remplis ; Soit en ayant identifié les raisons qui font qu’ils n’ont pas été remplis ou partiellement, et en les ayant partagées au fil de l’année. Je constate assez fréquemment l’attitude qui consiste à penser qu’il n’est pas grave qu’un objectif ne soit pas atteint quand cette situation est de la responsabilité du cabinet. C’est faux. Il est profitable d’aborder la question avec franchise durant l’année afin de permettre :
soit d’infléchir ou de modifier l’objectif ; soit de provoquer un changement de la part du cabinet, afin de rendre la réalisation de nouveau possible. N’oubliez jamais que le vrai succès ne peut être que collectif.
De par ma longue expérience, j’ai fait le constat qu’un entretien qui repose sur une relation de confiance tout au long de l’année ne réserve aucune surprise , puisque tout est dit en temps quasi réel.
Entretenez la relation avec l’associé manager L’erreur à ne pas commettre est de rester silencieux pendant l’année qui suit l’entretien en attendant la prochaine réunion. Au contraire, garder le contact est essentiel tout au long des mois.
Faîtes preuve d’équilibre dans la relation avec l’associé ou le manager :
Investissez régulièrement quelques minutes dans un point de situation intermédiaire. Incorporez juste ce qu’il faut de formel pour informer et cadrer, sans transformer ce simple point d’étape en entretien annuel…mensuel. Comme dans tout processus, le but est de placer le curseur au bon endroit pour garantir la performance sans générer de contraintes superflues.
Un mantra en guise de conclusion Vous aurez compris que pour que votre entretien annuel devienne un tremplin, il vous faut, pendant tout le processus que j’ai décrit, penser comme un associé. Je vous invite à consulter l'article que j'ai publié sur l'entretien annuel d'évaluation côté associé
La clé consiste à relier vos intérêts à ceux du cabinet en montrant ce que vous pouvez apporter par votre présence et votre implication afin de satisfaire en retour vos attentes, vos besoins et vos ambitions.
Prenez du plaisir à ce temps d’échange, c’est le meilleur moyen d’en faire un moment gagnant.
